会社で、部署内での情報共有を目的として「wiki」と「mantis」を導入してみた。
wikiはいまや有名なWebスクリプトツールのひとつ。共同編集と容易なWebページの作成を可能とし、見栄えと編集の容易さ、共同編集による情報価値の向上などに非常に有効。いっぽうmantisは、最近教えてもらったツール。これは、元々「バグ管理システム」として、プロジェクトにおける障害やバグを容易に管理し、対処をしやすくなるというツールなのだが、これを別の使い道「タスク管理システム」として使ってみることにした。
具体的には、「やることリスト」を1件ずつこのシステムに登録していく。これは、思い立ったものをどんどん登録していくとよい。登録したら、適切なプロジェクトを選定し、そして担当者に割り振りをすればよい。各人は定期的にログインし、自分に割り振られたタスクをこなしていき、対処をすればステータスを「完了」にしていく。こうすることで、「今やらないといけないこと」を管理しやすくし、さらに進捗管理や実績統計が分かりやすくなる。また、その対処手順をあわせて登録することで、今後同じような仕事が発生したときに非常に有益な情報として利用することが出来るものだ。あわせて、その手順をWikiに公開すれば、情報の共有化も容易に行える。
ひとつのプロセスモデルをシュミレーションしてみる。仮に、あるシステムへアカウントの登録作業を行わなければならないとしよう。現在、その作業手順を知っていて、実行することが出来るのは自分だけだ。しかし、自分にはより重要度の高いミッションが課せられており、とてもその作業に手が回せない。このような場合、他に人員が居れば作業を回す事も検討するが、その手順をいちから説明し仕事を任せるぐらいであれば、教える時間がもったいなくて結局自分がやってしまいがちになってしまう。これでは負荷は減らない。
このような場合、まずやらなければならない「アカウントの登録」という作業とその詳細をmantisに登録する。登録したタスクは、タスクの少ない人へ担当者を異動させることが出来る。担当者に任命された人は、mantisのマイページを確認し自分に割り与えられたタスクを確認。もし負荷的に問題がなければその人が受け付けることとなるが、その人も負荷が高ければ、他の人に回す事も出来る。口やメールで依頼するより、ビジュアル的に分かりやすいし記録も残る。
最終的に担当者となった人は、その作業をやったことないので手順が分からない。手順書も作成されていない。そんな時自分は、時間があるときにいつも行っている作業を合間を見てWikiに登録しておく。なにもかしこまった文章をオフィスソフトで作る必要はなく、殴り書き程度でよい。こうしておけば、他の人が担当になってもタスクの情報にURLを記載しておいたり、担当者自らWikiを検索して手順を探せばよい。こうすることで、他の人でも対処できるよう手順が閲覧できる形が出来上がる。
別のケース、特にWikiの活用法として、部署内のルールをこまめに登録しておくのも効果的。例えば新しい人員が自分の部署に配属されたとき、端末の設定（LANやプリンタの設定）だったり部署内のルールを教えたり、何かと大変である。不明な点があれば、誰が詳しいか聞いて回ったりする。そのようなとき、Wikiに様々な情報を各人がこまめに登録していれば「ここに全てが載っているので、読んで理解してください」とWikiを紹介するだけで、あとは個人にお任せすればよい。既存の人も、不明なことがあったらまずWikiで検索してもらえばよい。こうすることで、お互い質問で時間をとることも減り、雑務に時間を追われることもなくなり、やらなければならない事に専念できるようになる。そして、特に自分が不在のときや居なくなったときに、引継ぎが容易に行える（検索して調べる必要はあるが、調べる材料はある状態になる）といったことも大きい。
このようにこの2つのツールを連携させることで、日常の業務がより効率的に行えるんではないかと非常に期待している。ただ、まずは部署内の人にmantisとWikiの使い方を説明して、利用を習慣づける必要はあるが。とはいえ、一度覚えてもらったら今後はそれが当たり前となり、毎回作業内容から手順まで口で説明するよりよっぽど便利になるだろう。
これから浸透していくかどうかは分からないが*1、積極的に推進していきたい。
・・・まあ、Web2.0が叫ばれだしてからだいぶ時間もたち若干導入するには遅すぎる感もするが、ツールの選定は去年夏ごろからはじめていた。しかし、社内に入れるとなって一番のネックは「アクセス制御」と「年配の人をどうするか」であり、ここの検討をしていたんでさらに遅くなってしまった。「なるべく分かりやすく」「なるべくアクセス制限のかけれるもの（or方法）」の調査には、他業務もやりながらだったせいもありやっぱ時間がかかる。「やる気のある人だけついてこい！」のネット世界と違って、「全員が使いこなせるものが必要」の会社などの閉じた環境では、色々考慮が必要な点も制約も多いよなぁ。特に年配の人が多い会社であればあるほど。
*1:特に年配の人には難しいかもしれない
